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Technologies Multimédia

GR1- COURRIER 
GESTION DU COURRIER ET DES CONTACTS

GR1 Courrier pour la gestion du courrier a pour but de faciliter le travail de ceux (celles ) qui reçoivent, traitent et répondent au courrier reçu ou qui initient, préparent, contrôlent, impriment et archivent les lettres envoyées par l’entreprise.

En même temps GR1 Courrier permet d’avoir une vue d’ensemble sur le courrier de l’entreprise et assure une gestion poussée des problèmes de confidentialité.

GR1 Courrier est un logiciel qui facilite le travail de la secrétaire, du manager ou du groupe.

Il est simple, efficace et s’est se faire oublier tout en devenant indispensable.

Il présente sans conteste, actuellement, le meilleur rapport qualité prix.

DESCRIPTION FONCTIONNELLE

Corbeille COURRIER ARRIVE ( IN )

	Enregistrement du courrier de toute nature
	Classement : le courrier est classé en catégories paramétrables
	Archivage : possibilité de scanner et de consulter les lettres scannées
	Rattachement du courrier à des fiches clients, fournisseurs, etc…
	Rattachement éventuel à un dossier thématique
	Workflow pour orienter ( dispatcher ) le courrier vers les personnes significatives et, selon la nature du courrier, vers un traitement spécifique

COURRIER EN TRAITEMENT

	Préparation de lettres (initiées par l’entreprise ou en réponse à un courrier reçu). Les lettres préparées se font soit en texte libre, soit à partir de trames adaptables et modifiables ; dans tous les cas, les lettres récupèrent au moins l’adresse à partir d’un fichier constitué
	Préparation de mailings à partir d’un fichier constitué
	Gestion des correctifs et des signatures nécessaires avant l’envoi des lettres
	Requête multicritères et/ou par mots-clé pour rechercher un courrier reçu ou en préparation ( exemple : recherche par plage de dates , par expéditeur, par destinataire et par sujet, par type de courrier, etc.)

archivage

consultation d’un courrier archivé ou en attente

Corbeille COURRIER AU DEPART ( OUT ) Imprimer le courrier en format WORD

Gestion du temps Chaque utilisateur peut enregistrer des listes de tâches à faire, jour par jour et heure par heure.

Tableau de Bord Le tableau de bord permet le suivi à tout moment du volume du courrier et de l’état d’avancement des réponses.

Sécurité, Confidentialité Chaque utilisateur dispose d’un mot de passe et d’un profil. Le mot de passe permet l’accès au logiciel, le profil définit les fonctions du logiciel et les courriers accessibles.

DEMARCHE METHODOLOGIQUE

Cette démarche concerne l’accompagnement au déploiement, le déploiement et la formation.

	Accompagnement : Paramétrage initial et Prise en charge de l’existant ( dans le cas où une application existe ) Le but est d’assurer une transition vers le nouveau système sans aucune perturbation. Les procédures seront adaptées à l’environnement existant.
	Déploiement : Installation du progiciel et intégration dans l’environnement informatique de l’acquéreur.

Formation : Un jour de formation est à prévoir

INFORMATIONS TECHNIQUES

L’architecture du logiciel permet d’installer les programmes et les données sur le serveur et, par conséquence, il n’y a aucune gestion des postes de travail.
Le logiciel peut fonctionner sous Windows 7, Windows Vista, Windows XP, Windows 2000

Messageries : Microsoft Exchange, Lotus Notes, Novell GroupWise
Bases de données : SQL SERVER, ORACLE ou DB2
Le poste de travail doit être un PC avec un RAM de minimum 500 Mo.
Les logiciels d’accompagnement sont :
Microsoft Word et Excel ( soit sur le serveur, soit sur les postes clients),
ADOBE ACROBAT pour l’option de scannérisation du courrier entrant.

Les fonctions de GR1-COURRIER sont susceptibles de changer à tout moment, selon les choix de IFTM